Mugiyono, S.Pd

Minggu, 20 Januari 2013

Materi Telpon


BAB II
PEMBELAJARAN


A.    Rencana Belajar Peserta Diklat
Agar suatu kegiatan pendidikan dan latihan menjadi jelas titik bidiknya hingga membuahkan hasil  kompetensi sesuai dengan standar kompetensi kerja nasional Indonesia atau sub-kompetensi bagi peserta diklat, maka peserta diklat terlebih dahulu harus menentukan sasaran dengan menjabarkan sebuah rencana kegiatan belajar.
Untuk itu isilah format berikut ini sesuai maksud dari masing-masing kolom pada tabel berikut di bawah ini :
Kompetensi       :    Kontribusi Komunikasi di Tempat Kerja
Sub Kompetensi :    Memelihara,  memahami dan menyampaikan informasi tempat kerja dan mempertahankan  prestasi tempat kerja
Kode Modul       :    OPKR 10.018 B
Alokasi Waktu   :    80 Jam Pembelajaran
Tahun Pelatihan  :    ……./……..

Jenis Kegiatan
Tanggal
Waktu
Tempat Belajar
Alasan Perubahan
Paraf guru
Keterampilan berkomunikasi secara tertulis dan lisan





·         Peranan, proses, dan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan hambatan  dalam  komunikasi





·   Memahami beberapa media komunikasi  yang akan digunakan





·   Memilih media komunikasi yang tepat sesuai dengan tempat kerja.





·   Penggunaan dan pemeliharaan  data tempat kerja





·   Penanganan berbagai macam pekerjaan surat dan dokumen





·   Menyimpan dokumen atau arsip





·   Mengirim dokumen dengan menggunakan faks atau telex





·   Mempertahankan prestasi tempat kerja





·   Latihan prosedur dalam pembuatan laporan





·   Cara menerima tamu yang baik di tempat kerja





·   Konsep pelayanan prima






Konsultasikan kepada guru/pembimbing mengenai uraian pada “Jenis Kegiatan” yang harus dilakukan untuk mendapatkan kompetensi atau sub kompetensi tertentu, tuliskan “tanggal” kegiatan akan dilaksanakan, jumlah “waktu” yang dibutuhkan untuk mencapai kompetensi atau sub kompetensi tertentu, “tempat” kegiatan belajar yang mungkin dapat digunakan serta “alasan perubahan” kegiatan belajar yang dilaksanakan, untuk membuat rencana kegiatan belajar gunakan format isian di atas, lakukanlah konsultasi secara kontinyu kepada guru/pembimbing.


B.   KEGIATAN BELAJAR

B.1    Kegiatan Belajar 1 “ Keterampilan Berkomunikasi Secar Tertulis dan Lisan”
B.1.1 Tujuan kegiatan pembelajaran 1
1.    Memahami bagaimana cara berkomunikasi yang baik.
2.    Membedakan media komunikasi yang akan dipakai
3.    Memilih media komunikasi baik lisan maupun tulisan sesuai dengan tujuan tempat kerja.
B.1.2 Uraian materi
 1. Memahami bagaimana cara berkomunikasi yang baik.

Komunikasi berasal dari kata communicare (Bahasa Latin ). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih dengan cara yang tepat, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Dalam proses komunikasi terdapat dua pelaku komunikasi yang terlibat, yaitu komunikator (communicator) dan komunikan (communicatee). Komunikator adalah orang atau kelompok orang yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikan adalah pihak penerima pesan dalam proses komunikasi. Adapun isi pesan yang disampaikan  komunikator itu adalah pikiran atau perasaan, lambang,  atau dengan bahasa lisan maupun tulisan.

Dalam kehidupan sehari-hari tentunya kita selalu berkomunikasi dengan orang lain, apalagi di tempat kerja karena komunikasi merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam melakukan relasi (hubungan ) baik komunikasi secara tatap muka (face to face), kelompok kecil atau dalam forum.

Dalam prakteknya, komunikasi bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Tidak sedikit perusahaan yang bermasalah disebabkan oleh terhambatnya komunikasi. Misalnya, seorang pemimpin perusahaan sering menyalahkan bawahannya ketika terdapat kekeliruan yang dilakukan bawahannya. Sebaliknya, bawahan menganggap atasannya tidak bisa memberikan informasi, perunjuk, atau perintah secara jelas. Terhambatnya proses komunikasi bukan hanya dialami oleh perusahaan, tetapi dialami juga hampir oleh setiap orang atau profesi.

Untuk itu komunikasi berperan sebagai media untuk melakukan  hubungan antara manusia dan akan berjalan dengan baik apabila setiap orang mampu mengekpresikan ide atau keinginan, kehendak dan sikapnya melalui komunikasi. Demikian pula di dunia kerja khususnya di tempat bisnis, pihak penjual harus mampu berkomunikasi dengan pelanggan dan mitra bisnis secara interaktif.

Dalam prakteknya, komunikasi akan berlangsung dengan baik dan efektif jika terdapat komponen atau elemen-elemen yang mendukung proses komunikasi  tersebut antara lain :

1)    Pengiriman (Sender/Econder), yaitu pihak yang mengrimkan pesan kepada pihak lainnya. Contoh: perusahaan/penjual kepada konsumen/pelanggan.
2)    Penulisan dalam bentuk sandi (Encoding), yaitu suatu proses penyebatan dalam bentuk simbol atau kode/sandi. Contoh: narasi dam gambar iklan.
3)    Pesan (Message), yaitu serangkaian simbol-simbol yang disampaikan  pengirim. Contoh:  iklan produk tertentu.
4)    Media, yaitu surat alat bantu atau saluran untuk menyampaikan pesan. Contoh: radio, televisi, surat kabar dan majalah.
5)    Penerima (Receiver/Decoder), yaitu pihak  yang menerima pesan dari pengrim pesan. Contoh: Khalayak ramai (calon konsumen/pelanggan ).
6)    Pembacaan sandi (Decoding), yaitu proses pengartian atau menterjemahkan simbol-simbol oleh pihak penerima pesan. Contoh: pembacaan dan penangkapan maksud iklan produk tertentu.
7)    Tanggapan (Response), yaitu serangkaian reaksi dari pihak penerima atau pesan atas pesan-pesan yang disampaikan kepadanya. Contoh: reaksi atau respon khalayak terhadap produk yang diiklankan.
8)    Umpan balik (Feedback), yaitu respon penerima yang disampaikan kepada pengirim pesan. Contoh: penyampaian reaksi dari khalayak (konsumen/pelanggan) kepada perusahaan/penjual pemasang iklan.

 









 


Gambar 1. Bagan Proses Komunikasi

Dalam proses komunikasi antara pihak pengirim pesan dan penerima pesan sering kali muncul suatu hambatan atau penyimpangan/gangguan (noise/distorsi) yang mengakibatkan pesan yang diterima diartikan berbeda dari yang dimaksud oleh pengirim. Hambatan itu terjadi apabila elemen-elemen tersebut tidak berjalan dengan sempurna, apakah hambatan terjadi dari komunikator, komunikan, media yang digunakan  dan sebagainya,

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berhasil tidaknya mengembangkan komunikasi yang efektif antara lain apabila didukung oleh faktor-faktor sebagai berikut :


1) Komunikator berperan dengan baik
2) Sasaran komunikasi jelas
        3) Isi komunikasi dikemas degan baik, jelas dan relevan
        4) Saluran komunikasi yang dipilih tepat
        5) Komunikasi mempunyai perhatian atau respon yang baik.

Agar komunikasi berjalan dengan baik hendaknya setiap kegiatan  komunikasi dikendalikan sedemikian rupa sehingga apa yang diungkapkan keada  kepada pihak yang akan diajak berkomunikasi mudah dipahami dengan jelas. Komunikasi di tempat kerja  ada yang dilakukan secara vertikal yaitu antara atasan perusahaan dengan bawahannya. Sedangkan komunikasi secara horizontal adalah komunikasi diantara sesama pekerja yang tingkatannya sama. Kemunikasi dengan pihak luar diluar tempat kerja adalah kegiatan komunikasi yang dilakukan secara personal perusahaan dengan pihak pemerintah, langganan, rekanan maupun dengan masyarakat secara umum bahkan berkomunikasi juga dengan saingannya.
Untuk keberhasilan dalam tempat kerja, semua jajaran dalam perusahaan harus mampu melakukan komunikasi yang efektif baik kepada pelanggan intern di dalam perusahaan maupun kepada pelanggan ekstern di luar perusahaan.
Untuk memudahkan dan mengarahkan agar komunikasi berjalan efektif hendaknya komunikasi dilakukan dengan cara berfikir positif (Positive Thinking). Pihak komunikator maupun pihak komunikan hendaknya berfikir positif. Komunikasi dengan cara berfikir positif adalah proses berkomunikasi dengan didasari pola pikir yang sehat dan logis agar pesan yang ingin disampaikan dapat ditangkap komunikan secara utuh. Komunikasi yang didasarkan kepada akal sehat adalah penggunaan daya pikir secara objektif dalam mengelola materi yang akan dikomunikasikan sedangkan yang dimaksud dengan logis yaitu mengolah materi pesan yang mudah diterima akal sehat sehingga terhindar dari kesan di buat-buat dan bertele-tele.

Jadi, penyampaian pesan sebaiknya diusahakan se-objektif mungkin, sesuai dengan pengetahuan dan fakta yang ada, dengan penyampaian yang runtut (sistematis).


2. Membedakan media komunikasi yang akan digunakan
Telah disinggung di atas bahwa komunikasi adalah penyampaian  pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain. Komunikasi itu sangat penting, sebab tanpa komunikasi tidak akan terjadi interaksi dan tidak ada terjadi saling tukar menukar informasi/pengalaman.
Begitu pula komunikasi sangat menunjang berbagai kegiatan di dalam dunia usaha atau bisnis, baik dalam hubungan intern maupun ekstern perusahaan.
1)     Komunikasi intern perusahaan adalah komunikasi yang dilakukan antara pimpinan perusahaan dengan staf atau pegawai lain, didalam rangka penyampaian strategi atau kebijaksanannya yang berhubungan dengan berbagai pekerjaan. Dalam komunikasi intern perusahan biasanya dibicarakan tentang produksi, pembelian, penjualan, pemasaran, promosi, kepegawaian, kesejahteraan dan sebagainya.
2)     Komunikasi ekstern perusahaan adalah komunikasi yang dilakukan antara pimpinan perusahaan dengan pihak luar yang berkaitan dengan usaha atau bisnis. Adapun komunikasi ekstern perusahaan antara lain sebagai berikut :
a.     Komunikasi dengan lembaga pemerinta. Komunikasi dengan lembaga pemerintah ini sangat penting. Hal ini berkaitan dengan peraturan undang-undang, perizinan, pajak, asuransi, keuangan dan sebagainya.
b.     Komunikasi dengan pembeli/pelanggan. Komunikasi dengan pembeli/pelanggan harus terus menerus dibina, sehingga akan selalu ingat terhadap perusahaan atau produk tertentu. Pembeli/pelanggan ini terdiri atas berbagai macam, yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :
(1)      Pembeli/pelanggan perorangan, yaitu para pembeli atau pelanggan yang terdiri atas orang-orang yang termasuk kelompok rumah tangga konsumen.
(2)      Pembeli/pelanggan instansional, yaitu   pembeli/pelanggan dari instansi pemerintah/swasta.
c.      Komunikasi dengan rekanan. Rekanan usaha atau bisnis adalah pihak-pihak yang membantu perusahaan dalam kegiatan usaha atau bisnis seperti bank, perusahaan asuransi, perusahaan angkutan, perusahaan advertensi. Perusahaan asosiasi perdagangan sejenis maupun tidak dan sebagainya. Komunikasi dengan rekanan dilakukan untuk kegiatan yang berkaitan dengan usaha atau bisnis, maupun kegiatan-kegiatan sampingan lain yang bersifat membina relasi kerja.
d.     Komunikasi dengan pesaing. Komunikasi dengan pesaing seringkali perlu dilakukan, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berhubungan dengan kegiatan usaha atau bisnis.
e.     Komunikasi dengan pers. Komunikasi dengan pers perlu dibina sedemikian rupa agar mempunyai hubungan yang harmonis. Para wirausahawan sangat memerlukan pihak pers untuk berbagai hal, diantaranya untuk melakukan publikasi ataupun kegiatan lainnya yang dianggap perlu.
f.      Komunikasi dengan masyarakat. Komunikasi dengan masyarakat perlu dilakukan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Perusahaan  harus memaklumi bahwa masyarakat umum merupakan sumber potensial untuk ditarik menjadi pembeli/pelanggan.
Komunikasi yang dipergunakan di tempat kerja ada tiga macam :
1.    Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis adalah komunikasi menggunakan lambang, misalnya jika akan menyampaikan pesan melalui surat biasanya menggunakan huruf-huruf atau abjad dan lain sebagainya.
2.    Komunikasi lisan.
Komunikasi lisan adalah komunikasi  pembicaraan langsung, ceramah, diskusi dan lain sebagainya.
                   3.   Komunikasi gambar.
Kadang-kadang berkomunikasi secara tertulis sulit dilaksanakan, sehingga untuk itu perlu dilaksanakan dengan komunikasi gambar. Misalnya;   dalam mengkomunikasikan perencanaan suatu bangunan yang rumit, apabila disampaikan dengan tertulis atau lisan hanya akan menimbulkan Miss communication.

3)        Memilih Media Komunikasi
Kita semua sangat merasakan bahwa komunikasi merupakan kegiatan yang tidak mungkin  dapat terpisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi benar-benar dibutuhkan manusia dalam kehidupannya karena dapat digunakan untuk membentuk pendapat, menentukan sikap dan memutuskan tindakan.
          Pada kenyataan sehari-hari dapat kita lihat, bahwa komunikasi ada yang dapat dilangsungkan  tanpa menggunakan alat bantu dan ada pula yang hatrus dilangsungkan dengan menggunakan alat bantu. Alat bantu tersebut menggunakan media komunikasi atau sarana komunikasi.
           Komunikasi dapat dilakukan antara komunikator dengan komunikasi berlangsung pada posisi jarak seperti berikut :
1)    Komunikator dan komunikan bertatap muka langsung dalam jarak yang relatif dekat.
2)    Komunikator dan komunikan bertatap muka langsung, pada suatu tempat yang agak berjauhan atau ruangan yang luas.
3)    Komunikator dan komunikan bertatap muka langsung, pada suatu tempat yang agak berjauhan atau ruangan yang relatif dekat.
4)    Komunikator dan komunikan bertatap muka  langsung,  pada tempat yang berlainan yang jaraknya  agak jauh.
5)    Komunikator dan komunikan  bertatap muka langsung, pada tempat yang berlainan yang jaraknya sangat jauh.
6)    Komunikator dan komunikan tidak bertatap muka langsung walaupun ada pada jarak  yang relatif dekat (beda ruangan).
7)    Komunikator dan komunikan tidak bertatap muka langsung karena masing-masing berada pada tempat yang berlainan dengan jarak yang agak jauh.
8)    Komunikator dan komunikan tidak bertatap muka langsung karena masing-masing berada pada tempat yang berlainan dengan jarak yang sangat jauh.

Dari beberapa posisi dan jarak yang dikemukakan di atas, kita dapat menentukan, posisi dan jarak mana yang perlu menggunakan alat bantu dan mana yang tidak perlu.
     Bertitik tolak dari hal tersebut di atas bahwa fungsi utama media atau sarana komunikasi adalah alat untuk memperlancar proses komunikasi. Media komunikasi disebut sebagai alat untuk memperlancar proses komunikasi, karena dalam kenyataannya mampu berfungsi sebagai alat untuk :
1)    Mempermudah penyampaian pesan atau informasi.
2)    Membangkitkan motivasi  komunikan.
3)    Mengefektifkan proses penyampaian informasi.
4)    Mempersingkat waktu penyampaian informasi.
5)    Menghubungkan komunikator dengan komunikan yang berjauhan.
6)    Menambah daya tarik informasi atau pesan yang akan disampaikan.
7)    Memperjelas isi dan maksud informasi yang akan disampaikan.
Proses komunikasi sangatlah dipengaruhi oleh media komunikasi. Hal ini ditunjukkan oleh peranan media komunikasi sebagai satu-satunya saluran yang dipergunakan setiap orang untuk melakukan hubungan interpersonal. Tanpa menggunakan media orang tidak mungkin bisa bersosialisasi.
Berdasarkan cara penggunaannya, jenis media komunikasi dapat dikelompokkan menjadi  tiga jenis yaitu sebagai berikut :
1)     Media Komunikasi Audio (pendengaran);
Audio artinya sesuatu yang bersifat dapat didengar. Jadi media komunikasi audio adalah sesuatu alat bantu komunikasi yang memancarkan suara, sehingga memungkinkan komunikasi dapat  ditangkap melalui saluran pendengaran. Misalnya radio dan telepon, tape recorder, dsb.
          2)   Media Komunikasi Visual (penglihatan).
Visual artinya sesuatu yang dapat dilihat dengan indera penglihatan (mata). Jadi media komunikasi visual adalah suatu alat  bantu komunikasi yang dapat menterjemahkan oleh saluran penglihatan. Contohnya antara lain berupa  surat, brosur, poster, spanduk  dan media cetak (surat kabar, majalah, dan tabloid).
3)   Media Komunikasi Audio – Visual (pendengaran dan penglihatan )
Audio visual artinya sesuatu yang dapat didengar dan dilihat. Jadi media komunikasi audio-visual adalah alat komunikasi yang dapat diterjemahkan oleh saluran pendengaran dan penglihatan. Misalnya  Internet, televisi, video, film dsb.

Pada era globalisasi sekarang ini, perkembangan sains dan teknologi di bidang media komunikasi mengalami kemajuan yang sangat pesat. Alat-alat komunikasi berteknologi canggih berhasil diciptakan, seperti internet, telepon, selular, telex, faximili dan sebagainya. Dalam zaman serba modern ini, setiap orang dituntut untuk dapat menggunakan berbagai alat komunikasi karena tanpa menguasainya akan tertinggal zaman. Oleh karena itu, keterampilan menggunakan alat komunikasi harus segera dipelajari.
          Alat komunikasi langsung jarak jauh yang sangat cepat untuk menerima dan menyampaikan pesan tersebut banyak sekali digunakan dikantor sebagai alat komunikasi penting. Dapat dikatakan, suatu kantor tanpa komunikasi berarti tidak ada kegiatan. Sejalan dengan pembangunan nasional yang semakin pesat telepon berperan aktif dalam mendorong, memacu dan menggerakkan roda pembangunan nasional. Di samping itu telepon telah mampu menciptakan terobosan-terobosan dan peluang bagi peningkatan usaha.
          Pembicaraan melalui telepon sangat efektif dan efisien karena pada prinsipnya sama dengan pembicaraan tatap muka yang mewakili pribadi seseorang. Bagaimana seseorang seharusnya menerima telepon? orang itu harus ramah, sopan dan dapat memberikan keterangan yang memuaskan  kepada si penelepon. Selain itu penerima telepon harus menjadi wakil yang pantas dari kantor/perusahaan  dimana dia bekerja. Semua itu merupakan bagian dari tata cara bertelepon.
          Hubungan telepon adalah cara menggunakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak yang lain. Kata telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Telepon biasa diartikan mendengar dari jarak jauh, berarti tersirat pula disamping mendengar juga berbicara.
Pesawat telepon dapat berfungsi sebagai alat komunikasi. Orang bisa dengan mudah saling berkomunikasi atau menerima maupun menyampaikan pesan satu dengan yang lainnya.
          Kita hendaknya mengetahui cara-cara menggunakan telepon, baik menyampaikan maupun menerima pesan atau informasi melalui telepon. Dalam menggunakan telepon ada beberapa etika yang perlu diperhatikan, diantaranya adalah sebagai berikut :
a.    Intonasi suara yang teratur dengan ucapan yang singkat, padat dan jelas.
b.    Menggunakan sikap dan bahasa yang baik.
c.    Berbicara sopan dan menghindari penggunaan kata-kata kasar.
d.    Usahakan agar tidak menempelkan mulut pada gagang telepon.

Dalam kegiatan bisnis, telepon adalah media komunikasi yang paling banyak digunakan. Oleh karena itu setiap tenaga pelayanan bisnis sebaiknya menguasai bagaimana cara menggunakan telepon sehingga tidak mengecewakan pelanggan. Dalam menerima telepon masuk seorang pekerja tersebut sebaiknya melakukan hal-hal berikut :
a.    Angkatlah apabila telepon berdering dan tidak membiarkan telepon berdering lebih dari tiga kali.
b.    Gagang telepon diangkat dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis.
c.    Memberikan salam dan menyebutkan identitas secara jelas, singkat dengan sikap yang baik, misalnya “Selamat Pagi Bengkel Mandiri “.
d.    Menghindari jawaban atau sapaan dengan menggunakan kata “Hallo”.
e.    Mencatat setiap pesan atau permintaan pelanggan dengan teliti. 
f.     Meminta pelanggan untuk memberikan penjelasan bagaimana apabila memerlukan, misalnya mengeja kata-kata yang dianggap sulit.
g.    Melakukan pengecekan dengan meminta pelanggan untuk mengulang pesan-pesannya agar tidak terjadi kekeliruan, seperti nomor telepon, angka-angka dan pesan-pesan penting dan sebagainya.
h.    Menutup telepon setelah pelanggan memutuskan hubungan terlebih dahulu dan letakkan gagang telepon pada tempatnya dengan baik.

















Contoh Formulir kartu penerimaan telepon.
Kartu Penerimaan Telepon
Untuk : ……………………………
Dari    : ………………………….
Alamat Kantor/Rumah : …………………………
Nomor telepon : ……………………………………..
Isi Berita/Pesan
Beri tanda ( X) yang dimaksud
Meminta Waktu  (        )
Akan datang     (      )
Ingin mengadakan Perjanjian (     )
Pembatalan Perjanjian  (       )
Mohon Telepon Kembali
Akan Menelepon Kembali    (        )
Tidak dapat hadir rapat tanggal ………….
Lain-lain
…………………….2004
Jam ……………………….
                                                       Diterima Oleh


( ………………………………………)


B.1.2   Rangkuman 1 ?????????
B.1.3   Tugas 1 ????????????????
B.1.4   Tes formatif 1 ????????
B.1.5   Kunci jawaban tes formatif 1 ?????????
B.1.6   Lembar kerja 1 ????????????????



B.2   Kegiatan Belajar 2 “Penggunaan dan Pemeliharaan Data Tempat Kerja”
B.2.1   Tujuan pembelajaran 2         ?????????????????            


B.2.2   Uraian materi 2
1.   Penanganan  berbagai macam pekerjaan surat dan dokumen
Komunikasi merupakan suatu proses pertukaran ide, pesan, konsep, pendapat, kemauan, dan maksud dari seseorang kepada pihak lain. Komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, baik secara lisan maupun tulisan. Namun sebagian besar kegiatan komunikasi tulisan lebih banyak dilakukan dalam bentuk surat. Bahkan saat ini dengan adanya teknologi modern, surat dapat dilengkapi dengan gambar (visual).
Bagi instansi baik pemerintah maupun swasta, surat-menyurat merupakan kegiatan yang sangat penting dalam menentukan hubungan kerja sama. Dengan surat-menyurat hubungan kerja sama tersebut akan lebih otentik (adanya dokumen secara tertulis). Meskipun penanganan surat merupakan duta dari pembuat atau pengirimnya. Oleh karena itu baik buruknya manajemen suatu instansi dapat dipelajari dari cara penanganan surat-menyurat. Apalagi jika komunikasi dengan surat itu digunakan untuk kegiatan bisnis, si pembuat surat harus hati-hati dan teliti karena berkomunikasi bisnis merupakan kegiatan yang berdasarkan kepercayaan. Dalam kegiatan bisnis komunikasi menjadi penentu keberhasilan kerjasama. Dengan demikian, isi pesan yang disampaikan harus mudah dipahami dan diterima oleh si penerima pesan.
Pada hakekatnya komunikasi adalah penyampaian informasi. Penyampaian pesan tidak selamanya berjalan sebagaimana mestinya. Hambatan mungkin dapat terjadi diakibatkan oleh faktor lingkungan, bahasa, latar belakang pendidikan, dan keadaan fisik yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan. Akibat terjadinya hambatan tersebut dapat berupa :
1)    Pesan tidak sampai atau terlambat
2)    Penerima salah menafsirkan isi pesan sehingga terjadi kesalahpahaman sehingga salah pula dalam mengambil keputusan.
3)    Pesan tidak ditanggapi atau tidak ada tanggapan.

Hambatan di atas dapat lebih besar jika komunikasi menggunakan surat ditangani oleh pegawai yang tidak memiliki pengetahuan tentang surat-menyurat. Oleh karena itu menjadi syarat mutlak bagi pegawai untuk memahami surat-menyurat. Hal ini diperlukan untuk menghindari kesan yang negatif terhadap lembaga pengirimnya dan lebih bahaya lagi jika terputusnya hubungan kerjasama.
Untuk mencegah timbulnya masalah-masalah, maka perlu dipahami oleh pegawai hal-hal berikut :
1)    Latar belakang pendidikan si penerima
2)    Gaya bahasa yang digunakan dalam surat
3)    Mengetahui siapa yang diajak komunikasi
4)    Lingkungan kantor/perusahaan si penerima pesan
5)    Mengetahui keadaan fisik si penerima pesan.
Komunikasi dengan surat pada prinsipnya kegiatan yang sangat penting dan merupakan jantung dari kinerja kantor. Karena itu, penanganan surat harus profesional dan tentunya diperlukan tenaga yang memenuhi sebagai berikut :
1)    Ia harus cerdas dan cekatan
2)    Mengetahui dan memahami struktur organisasi lingkungan kerjanya
3)    Berpandangan luas, teliti, tekun, dan mudah memahami isi dari suatu pesan.
4)    Memiliki daya ingat yang kuat
5)    Dapat menulis dengan cepat, tepat, dan rapi
6)    Disiplin dan jujur
Surat merupakan media komunikasi untuk menyampaikan informasi (warta/gambar) secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri atau lembaga. Informasi dapat berbentuk pemberitahuan, penawaran, permintaan, pertanyaan, pernyataan, ide-ide, laporan atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain baik perorangan ataupun lembaga.
Komunikasi merupakan tolok ukur keberhasilan usaha dari suatu lembaga baik intern maupun ekstern. Surat-menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi, penting keberadaannya bagi suatu kantor. Hal ini karena surat merupakan media perekam dari setiap peristiwa secara tertulis yang dapat disimpan  serta dipergunakan kembali jika diperlukan.
Surat merupakan alat komunikasi yang menunjukkan produktivitas suatu instansi. Dalam hal penggunaannya dapat berbeda-beda dari instansi yang satu dengan instansi lainnya.
Kantor yang modern dan besar biasanya memiliki bagian khusus untuk mengurusi surat-menyurat. Di bagian ini terdapat tenaga-tenaga yang khusus mengerjakan surat masuk dan surat keluar. Hal ini dilakukan untuk memudahkan terlaksananya pekerjaan pokok kantor. Bagian penanganan atau pengurusan surat merupakan sentral dari kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan penting dalam menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari-hari berhubungan dengan surat-menyurat. Untuk menangani surat-menyurat dalam kantor diperlukan tenaga-tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar efektivitas dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya.
Menangani surat-menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan kerjasama yang harmonis dengan relasi, dan secara administratif menunjukkan tertib administrasi mencerminkan kinerja kantor dan memberi kesan kepada pihak lain bahwa kantor yang bersangkutan bekerja secara profesional.
Surat-menyurat merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang kegiatannya meliputi pengumpulan dan pengolahan data, pengiriman dan penerimaan informasi, penyimpanan warkat serta memelihara hubungan kerjasama atau komunikasi. Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern maupun ekstern. Sebagai media ekstern, surat menunjukkan kinerja kantor dalam memeliha komunikasi dengan pihak luar (relasi). Secara internal surat memiliki peranan sebagai media komunikasi, baik dari atas ke bawah (berupa instruksi atau perintah) dan sebaliknya, secara diagonal maupun secara horisontal (berupa memo atau nota).
Mengingat surat berperan sebagai  media komunikasi, maka dalam penulisan surat harus dihindari kalimat yang dapat menimbulkan kesalahpahaman dan menjadi kendala  dalam memelihara hubungan dengan pihak lain. Oleh karena itu perlu diperhatikan oleh bagian persuratan sebuah kantor (tata usaha)  beberapa hal dalam penulisan surat sebagai berikut :
1)    Surat ditulis dengan gaya yang menarik
2)    Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas
3)    Surat ditulis dengan gaya bahasa dan susunan kalimat yang mudah dipahami
4)    Surat isinya singkat dan jelas
5)    Surat menunjukkan tutur bahasa dan wibawa si pengirimnya
6)    Surat mencerminkan masalah yang dihadapi si penerima
7)    Hindari penggunaan kalimat tidak perlu dan membingungkan
8)    Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima

Jadi jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi sangat penting bagi kantor untuk melakukan dan memelihara kerja sama dengan pihak lain. Surat merupakan ukuran terhadap kinerja sebuah kantor. Surat merupakan media komunikasi dan barometer kemajuan kantor. Jadi kantor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1)    Surat merupakan salah satu media komunikasi yang efektif dalam menjaga hubungan kerja sama
2)    Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari-hari kantor baik intern maupun ekstern
3)    Penanganan atau pengurusan surat yang tepat mencerminkan profesionalisme kinerja kantor
4)    Tertib dalam penanganan surat taat asa dan menjaga efektivitas dan efisiensi kerja
5)    Surat merupakan bukti otentik secara tertulis.

Seperti telah dikemukakan sebelumnya, seorang pekerja di suatu kantor dituntut mempunyai keterampilan dasar yang harus berkembang sesuai dengan pengalamannya. Keterampilan tersebut diantaranya adalah tata cara membuka surat atau dokumen yang baik.
Selain itu, keterampilan lain yang harus dimiliki adalah membuat surat niaga. Surat niaga adalah  surat-surat yang diperlukan oleh orang-orang atau badan-badan serta  organisasi-organisasi dan perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba. Usaha-usaha dapat meliputi perdagangan, perindustrian atau usaha lainnya seperti perusahaan jasa angkutan,  asuransi,  bengkel, dsbnya.
Surat niaga memegang peranan penting, sebab hampir  sebagian besar komunikasi dengan pihak luar ataupun relasi dilakukan dengan surat-menyurat. Surat dalam dunia usaha merupakan wakil perusahaan yang menjelaskan apa yang ingin disampaikan atau diminta kepada dan dari pihak luar. Oleh sebab itu, surat niaga harus disusun sebaik-baiknya, jelas dan dapat dipahami oleh pihak lain.
Surat niaga yang baik dan teratur dapat membawa nama baik bagi perusahaan pengirim atau perusahaan yang diwakilinya. Sebaliknya bila surat niaga tidak baik, tidak dapat dipahami, maka perusahaan tersebut akan tercemar nama baiknya dan akan dinilai sebagai perusahaan yang tidak bonafide.
Dalam dunia usaha, banyak sekali masalah-nasaah yang timbul dan setiap masalah harus diselesaikan serta harus dapat menyenangkan dan tidak merugikan pihak lain.
Ada beberapa macam surat niaga, yaitu sebagai berikut :
a)    Surat perkenalan barang
b)   Surat permintaan penawaran 
c)    Surat penawaran atau offerte
d)    Surat pesan atau order
e)    Faktur dan rekening
f)     Surat pengantar barang dan daftar persediaan barang
g)    Surat pengiriman barang
h)    Surat keberatan dan complain
i)     Surat pengaduan atau claim
j)     Surat pembayaran dan surat penagihan
k)    Telegram dan surat penegasannya
l)     Surat edaran
m)  Surat promosi dll.
Dalam kegiatan  niaga, terutama jual beli, keadaan surat niaga tentunya sangat diperlukan, baik oleh penjual maupun pembeli. Proses terjadinya jual beli, tentunya disertai dengan kegiatan surat-menyurat antara penjual dan pembeli. Surat-surat niaga tersebut, ada yang berasal dari penjual dan ada pula yang berasal dari pembeli. Jika digambarkan ruang lingkup penulisan surat niaga, tampak seperti di bawah ini :
PEMBELI
SURAT-MENYURAT
P E N J U A L
1.
Surat Penjualan Penawaran

Surat Penawaran
2
3
Surat Pesanan
Balasan Pesanan

4
Surat Pengantar Pengiriman Barang

5
Surat Pengaduan

Surat Pengiriman Pembayaran

Surat Penagihan
6

2.   Menyimpan dokumen atau arsip
Kita sering melihat dalam kehidupan sehari-hari kesibukan masyarakat di sebuah kantor, bahkan kita ikut melakukannya, yaitu antri untuk membayar rekening listrik, membeli tiket kereta api atau mengambil uang disebuah bank. Tentu semua orang yang melakukan antrian tersebut menginginkan cepat dilayani dan cepat selesai. Kecepatan pelayanan tersebut sangat tergantung kepada cara-cara pegawai di tempat kerja tersebut melakukan adminitrasi dan cara menangani semua rekening-rekening itu sendiri.
Dari gambaran tersebut di atas, maka kita dapat berfikir untuk mencari cara-cara (sistem) yang dapat mempermudah dan mempercepat proses penanganan semua berkas yang ada di kantornya, sehingga ia dapat dengan cepat menyelesaikan pekerjaan rutin itu dan masyarakat merasa puas atas pelayan yang diberikan. Sistem penataan berkas administrasi yang harus digunakan meliputi, pengelolaan surat masuk dan keluar, cara penyimpanan berkas dan menemukan kembali dengan mudah dan cepat, dan tepat tidak membuang waktu.
Secara etimologi (ilmu asal kata),  “arsip” berasal dari bahasa Yunani yaitu “archea” kemudian berubah menjadi “archeon” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah, dan “felim“ (latin) berarti bundel/kumpulan dari warkat atau dokumen.
Adapun menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketatatusahaan pokok kearsipan yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a.     Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara-negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
b.     Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apaun baik keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.
Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip adalah :
a.         Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dan dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b.        Suatu instansi atau warkat-warkat dari suatu organisasi yang disimpan secara tertib.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan. Pengertian arsip dapat ditinjau dari segi dokumen atau kumpulan warkat/surat/dokumen yang penting yang disimpan secara sistematis sehingga pada saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Pengertian arsip dapat ditinjau dari segi dokumen atau kumpulan naskah yakni terdiri dari semua bukti tulisan maupun sesuatu yang dapat dilihat dan didengar, seperti : rekaman, film, dsbnya. Di sisi lain ada yang berpendapat bahwa arsip itu merupakan sebuah tempat untuk menyimpan dokumen atau warkat yang pada saat diperlukan dapat dipergunakan.
Fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2  adalah sebagai berikut :
a.     Arsip dinamis, yaitu arsip  yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan pelayan ketatatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
b.     Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kegiatan tugas pokok, maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Dalam kehidupan administrasi sehari-hari di suatu kantor perusahaan, arsip dapat berfungsi  sebagai berikut :
a.    Sumber ingatan, arsip sebagai sumber memori bagi organisasi atau perorangan. Jika yang bersangkutan telah lupa isi dokumen dan permasalahan yang perlu diperhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan permasalahan baru.
b.    Sumber keterangan/informasi, bagi pejabat atau orang yang memerlukan dalam menghadapi permasalahan.
c.    Bukti tertulis,  yaitu sebagai alat pembuktian suatu masalah.
d.    Bahan pengembangan pembangunan, yaitu sebagai dasar pertimbangan pengembangan pembangunan.
e.    Bahan penelitian, bahwa setiap arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan pemikiran dan literatur suatu penelitian.
f.     Gambaran peristiwa masa lampau, artinya adalah setiap arsip akan menyimpan beberapa keterangan masa lampau sebagai bukti sejarah.
Menurut beberapa ahli dan sumber, bahwa kegunaan arsip itu banyak sekali. Diantara para ahli dan sumber itu yang berpendapat mengenai kegunaan arsip adalah sebagai berikut :
a.     Menurut Ensiklopedia Administrasi, suatu warkat/dokumen mempunyai empat macam kegunaan :
(1)   Guna informatoris, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang hal dan peristiwa.
(2)   Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam suatu proses pengadilan.
(3)   Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa  pada masa  yang lampau,  agar tidak dilupakan sepanjang masa sebagai peristiwa  sejarah.
(4)   Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil–hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan suatu ekspedisi ilmiah.
b.     Menurut The Liang Gie
(1)   Administrasi, yaitu sebagai  warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu persoalan yang dihadapi oleh pimpinan untuk membuat keputusan dalam rapat.
(2)   Hukum; arsip dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
(3)   Keuangan
(4)   Haluan organisasi, sebagai landasan untuk kebijaksanaan/haluan organisasi dalam mencapai tujuannya.
(5)   Organisasi; arsip sebagai dasar lanjutan pelaksanaan suatu pekerjaan.
(6)   Sejarah; dapat menerangkan peristiwa yang tejadi pada masa lampau.
(7)   Penelitian; sebagai bahan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan lebih lanjut untuk bahan penelitian.
(8)   Penerangan; memberikan penerangan kepada khalayak ramai.

 Mengarsip atau lebih dikenal dengan istilah filling merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang pekerja di suatu perusahaan. Tugas ini tidak ada selesainya. Begitu anda selesai memasukkan setumpuk dokumen ke dalam mapnya masing-masing, kertas lain sudah mengalir  berdatangan lagi. Nah bagaimanakah sistem penyimpanan kertas-kertas ini yang paling baik ?
Yang dimaksud paling baik adalah sistem itu harus disusun sedemikian rupa. Bukan saja anda sendiri yang tahu dimana surat-surat yang dibutuhkan. Tetapi orang lain pun perlu tahu, pimpinan pun bisa mencari sendiri, tanpa harus mencari anda, karena mungkin suatu hari anda cuti, sakit atau meninggalkan perusahaan.
Buatlah sistem pengarsipan yang sistematis menurut kebutuhan  perusahaan. Ada beberapa cara dalam pengarsipan diantaranya adalah sebagai berikut :
1)     Dibagi/dikategorikan per kasus atau per masalah, di sini semua korespondensi/dokumen dari bermacam-macam sumber diarsip dalam suatu tempat, asalkan masalah yang dibicarakan adalah hal yang sama.
2)     Dibagi per-relasi/alamat. Disini semua korespondensi/dokumen yang menyangkut relasi tersebut dimasukkan dalam arsip yang sama, walaupun kasusnya bermacam-macam.
3)     Gabungan antara sistem perkasus sistem  per-relasi. Apabila seorang relasi mempunyai hubungan yang luas misalnya supplier beberapa jenis bahan baku maka bisa dibuatkan arsip tersendiri untuk setiap kasus jenis/bahan.
Sebelum surat/warkat tersebut disimpan kita perlu menyiapkan sarana penyimpanan arsip yang memadai, sehingga warkat/surat yang diarsipkan betul-betul dapat berfungsi sebagai arsip.
 1) Menyimpan Arsip
Adapun penyimpanan sarana yang diperlukan dalam penyimpanan atau penataan arsip diantaranya ialah :
1.      Klasifikasi arsip, yaitu pengelompokkan arsip menurut masalahnya secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/organisasi.
2.       Kode arsip,  yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip.
3.      Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan menemukan kembali arsip.
4.      Tunjuk silang, yaitu sarana untuk menunjukkan arsip yang isi atau pengertiannya sama dan saling berhubungan.
5.      Peralatan penyimpanan;   yang meliputi :
a.  Filling Cabinet, yaitu lemari tempat menyimpan arsip, terdiri dari:
1)      Driver Type Cabinet; yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik ke luar dan ke dalam, biasanya arsip disimpan secara vertikal
2)      Lateral Filling Cabinet, yaitu lemari arsip yang berpintu yang mempunyai papan alas untuk menaruh arsip.
b.  Guide, yaitu petunjuk atau tanda batas, yang berfungsi sebagai pembatas arsip atau petunjuk arsip yang ada dibelakangnya.
c.  Folder, yaitu map arsip, biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal.
d.  Rak arsip, berfungsi untuk menyimpan map-map arsip.
e.  Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.
Adapun sarana penyimpanan sudah tersedia, maka penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 
1.    Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan disimpan dan singkirkanlah bahan-bahan yang tidak perlu disimpan. Tentukanlah kode dan indeks, bila diperlukan buatlah tunjuk silang.
2.    Kelompokkanlah arsip yang telah diberi kode dan indeks sesuai dengan daftar klasifikasi.
3.    Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB folder sesuai dengan kode dan indeks arsip yang akan disimpan,
4.    Masukkanlah berkas arsip ke dalam folder. Buatlah tunjuk silang apabila pada suatu surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara berkas yang satu dengan yang lainnya berkaitan.
5.    Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas arsip ke dalam laci arsip di belakang guide sesuai kode dan indeks.
Penataan atau penyimpanan arsip merupakan suatu sistem karena adanya suatu proses kerjasama yaitu proses pengaturan dan penyusunan surat/warkat dengan menggerakkan elemen-elemen yang terdapat di dalam aktivitas penyimpanan. Dengan demikian, mekanisme kerjanya menimbulkan suatu sistem. Elemen-elemen tersebut antara lain guide, folder, filling cabinet, perangkat tulis menulis dan administrasi lainnya.

     2) Sistem penyimpanan Arsip
Ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan sistem kearsipan/filling yang baik, diantaranya sebagai berikut :
1.    Tidak memakan tempat, tata letak sarana/perlengkapan dibuat seefektif mungkin serta seefisien mungkin.
2.    Sederhana dan praktis, mudah dimengerti, dan dilaksanakan serta tidak berbelit-belit.
3.    Mudah dicapai; surat/warkat yang disimpan dalam suatu tempat harus dapat dengan mudah digapai dan diambil.
4.    Ekonomis; tidak berlebihan dalam pengeluaran  biaya, perlengkapan, tenaga dan cara pengerjaannya.
5.    Cocok dan tepat guna; disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan.
6.    Fleksibel; apabila ada perluasan dan pekerjaan mudah dikembangkan dan dilaksanakan.
7.    Klasifikasi yang khusus;   gunakan klasifikasi yang paling cocok dan tepat, keanekaragaman arsip dapat menimbulkan kesulitan.
8.    Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan; terpelihara dari gangguan pencurian, serangga, rayap,  dari debu dan sebagainya.
Dalam menentukan sistem filling/kearsipan yang akan  dipakai,  ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan :
1.    Sistem kearsipan yang akan dipakai harus disesuaikan dengan tujuan, ruang lingkup dan lembaga/instansi.
2.    Metode klasifikasi yang bagaimana yang  paling telat untuk sistem kearsipan yang akan dipakai.
3.    Menetukan sifat surat/warkat yang akan diarsipkan;   permanen atau dapat dipuindah-pindahkan, cepat dimusnahkan atau lama untuk disimpan/dimikro filmkan.
4.    Ruangan yang bagaimana yang diperlukan.
5.    Pertimbangan anggran biaya untuk perlengkapan dan penyelenggaraan yang terbaik adalah dengan biaya kecil dapat menyelenggarakan sistem kearsipan dengan baik dan sempurna.
6.    Penggunaan tenaga manusia (SDM) dan peralatan yang seefektif dan seefisien mungkin.
7.    Penentuan asal kearsipan yang akan dipakai; sentralisasi atau desentralisasi (atau mungkin gabungan).
3)     Macam-macam penyimpanan arsip
1.     Filling Sistem Abjad (Alphabetic Filling System)
Filling sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet, di susun mulai dari A sampai Z, Aa sampai Zz, dan seterusnya. Filling sistem abjad ini paling banyak dipergunakan di kantor-kantor pamerintah maupun swasta. Dalam penyusunannya, surat–surat di susun berdasarkan huruf pertama dari nama orang, instansi atau lembaga atau perorangan.

a.   Menggunakan peraturan mengindeks
Dasar penyusunan dalam sistem abjad  adalah dengan abjad latin dengan huruf alfabet. Karena itu petugas kearsipan (arsiparis) harus memahami dan terampil dalam mengindeks. Setiap surat yang masuk dan keluar di indeks dengan menggunakan peraturan mengindeks.

Contoh mengindeks :   
Caption/judul
Indeks
Kode
Hotel Preanger
Preanger Hotel
Pr
Bengkel, Sidodadi
Sidodadi, Bengkel
Si
Bank Rakyat Indonesia
Rakyat Indonesia,Bank
Ra

b.   Menyusun daftar klasifikasi
Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasi. Dari contoh mengindeks di atas, dapat disusun daftar seperti di bawah ini.
Kode
Caption
C                      Ci
Citarasa, Rumah Makan
I                       In
Indonesia, Universitas  
S                      Si
Sidodadi, Bengkel

c.   Menyiapkan jenis perlengkapan
Perlengkapan dibutuhkan  meliputi hal – hal berikut :
1)    Filling Cabinet, sebaiknya menggunakan drawer type filling cabinet, yaitu yang berlaci, laci-laci Filling cabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya bila filling cabinet mempunyai enam laci maka kodenya adalah :
Laci I diberi kode A – D
Laci II diberi Kode E – H
Laci III diberi Kode I – L
Laci IV diberi Kode M – P
Laci V diberi kode Q – U
Laci VI diberi kode  V – Z
2)    Guide, yang diperlukan sebanyak 26 buah, masing-masing diberi Kode A,B,C,D,E…Sampai Z disusun dalam laci secara berurutan sesuai kodenya.
3)    Folder, yang dibutuhkan adalah 26 X 26 buah, masing-masing diberi kode  Aa, Ab, Ac, Ad sampai Az. Lalu Ba, Bb, Bc, Bd sampai Bz, dan seterusnya samapi Za, Zb, Zc, Zd, .. sampai Zz. Kemudian disusun di belakang guide secara berurutan sesuai kodenya.
Misalnya :
dibelakang A disusun folder berkode Aa, Ab, Ac, sampai Az.
Dibelakang B  dengan folder berkode Ba, Bb, Bc,.. sampai Bz dan seterusnya sampai guide Z yang belakangnya disusun folder berkode Za, Zb, Ze,…sampai Zz.
4)    Rak sortir, untuk menyortir surat-surat sebelum ditempatkan dalam folder.
5)    Kartu indeks, sebagi sarana penemuan kembali surat.
6)    Rak kartu/indeks, untuk menyimpan kartu indeks.

d.   Menyusun dan menyimpan surat.
Dalam menyusun dan menyimpan surat dapat ditempuh langkah-langkah sebagi berikut
1)    Meneliti dan mengelompokkan surat yang masuk
2)    Menetapkan indeks dan memberi kode untuk masing-masing surat
3)    Selesai diindeks dan diberi kode, surat dimasukkan ke dalam laci, guide, dan folder sesuai kodenya. Misalnya surat berkode Ki doisimpan di laci berkode K dalam folder berkode Ki.
3.  Mengirim dokumen dengan menggunakan faksimile atau telex
Alat ini merupakan alat komunikasi yang dapat digabungkan dengan nomor telepon atau memiliki nomor sendiri. Alat ini pada dasarnya digunakan untuk mengirimkan lembar-lembar tercetak, baik tulisan tangan atau tulisan mesin, tidak terdapat komunikasi unsur bunyi atau suara. Alat ini hanya mengirimkan lembar-lembar tercetak melalui mesin faksimile ke mesin faksimile tujuan.
Mesin faksimile atau disingkat faks adalah alat untuk mengirim atau menerima pesan, berita atau surat termasuk pula yang ada gambarnya. Cara pengoperasian faks relatif mudah dan biaya tiap-tiap pengiriman sama dengan ongkos pulsa telepon. Mesin faksimile berfungsi ganda, karena disamping digunakan untuk mengirim dan menerima berita secara tertulis juga dapat difungsikan sebagai pesawat telepon dan dapat juga dengan menggunakan nomor yang berfungsi ganda sebagai nomor telepon dan faks.
Langkah-langkah  penggunaan mesin faksimile adalah sebagai berikut :
1.    Data atau dokumen yang akan dikirim diletakkan menghadap kebawah.
2.    Tekan nomor yang akan dituju.
3.    Tekan jumlah halam yang akan digandakan sesuai dengan yang dikehendaki, lalu tekan tombol Yes.
4.    Apabila muncul tulisan departement code pada display, tekan nomor sampai muncul tulisan Quick.
5.    Kemudian tekan key pad sampai muncul tanda dial key pad.

B.2.3   Rangkuman
Komunikasi merupakan tolok ukur keberhasilan suatu usaha dari suatu lembaga baik intern maupun ekstern, surat-menyurat sebagai salah satu alat komunikasi, penting keberadaannya bagi suatu kantor. Hal ini karena surat merupakan media perekam dari setiap peristiwa secara tertulis yang dapat disimpan serta dipergunakan kembali jika diperlukan. Surat merupakan alat komunikasi yang menunjukkan produktivitas suatu instansi. Dalam hal penanagannya dapat berbeda-beda dari instansi yang satu dengan instansi lainnya.
Menangani urusan surat-menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan kerja sama yang harmonis dengan relasi, dan secara administratif menunjukkan administrasi. Tertib administrasi merupakan cerminan kinerja perusahaan dan memberi kesan kepada pihak lain bahwa perusahaan  bahwa perusahaan yang bersangkutan bekerja secara operasional.
Surat-menyurat merupakan bagian dari pekerjaan di perusahaan yang kegiatannya, meliputi pengumpulan dan pengolahan data, pengiriman dan penerimaan informasi, penyimpanan warkat serta memelihara hubungan kerja sama atau komunikasi. Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern. Sebagai media ekstern, surat menunjukkan kinerja perusahaan dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar (relasi). Secara internal surat memiliki peranan yang penting secara media komunikasi, baik dari atas ke bawah (berupa intruksi atau perintah) dan sebaliknya secara diagonal secara horisontal (berupa memo atau nota)
Surat-surat atau warkat yang penting perlu ditata/disimpan dengan baik dan teratur agar pada suatu waktu diperlukan dapat dengan mudah dicari dan ditemukan. Sebelum surat/warkat tersebut disimpan, kita harus menyiapkan sarana penyimpanan arsip yang memadai, sehingga surat/warkat yang diarsipkan betul-betul dapat berfungsi sebagai arsip.

B.2.4   Tugas 2
1.    Kunjungan ke perusahaan-perusahaan yang sudah bonafide bagaimana cara pembuatan surat dan pengarsipannya?
2.    Peralatan yang diperlukan untuk mensimulasikan bagaimana cara mengarsip adalah :
1.    Filling Cabinet
2.    Laci-laci
3.    Guide
4.    Folder
3.    Bagaimana cara membuka surat yang yang baik? diperlukan peralatan sebagai berikut :
a.    Punch
b.    Stapler
c.    Stapple Remover
d.    Date stamp
e.    Paper clips
B.2.5   Tes formatif 2
1.    Mengingat surat berperan sebagai media komunikasi, maka penulisan surat harus dihindari kalimat yang dapat menimbulkan  kesalahpahaman untuk itu ada persyaratan tertentu dalam pembuatan surat. Bagaimana etika cara penulisan yang baik?
2.    Surat merupakan media komunikasi yang sangat penting bagi kantor untuk melakukan dan memelihara kerjasama dengan pihak lain. Apakah fungsi dari surat?
3.    Komunikasi dengan surat pada prinsipnya kegiatan yang sangat penting dan merupakan jantung dari kinerja perusahaan. Syarat-syarat apa yang diperlukan untuk tenaga profesional dalam menangani surat?
4.    Bagaimanakah fungsi arsip?
5.    Tujuan kearsipan adalah proses pengelolaan atau pengurusan warkat/dokumen agar memberi kemudahan dalam penyelenggaraan kegiatan baik intern maupun ekstern. Jadi berdasarkan beberapa sumber, apa tujuan dari kearsipan itu ?

Reaksi:

1 komentar:

  1. sangat membantu terima kasih
    contoh Komunikator dan komunikan tidak bertatap muka langsung walaupun ada pada jarak yang relatif dekat (beda ruangan)?

    BalasHapus